Участие в тендере

Корпоративные продажи vs прямые

Если в прямых продажах речь идет о психологии конкретного человека, принимающего решение, то в случае с корпоративными клиентами все намного сложнее, ведь вы имеете дело с отлаженной системой. Каковы наиболее существенные отличия?

  • Лица, которые принимают решения. Корпоративный клиент — это не один человек, а целая компания, представленная тендерной комиссией. Функции тендерной комиссии — выбор поставщика, удовлетворяющего заявленным требованиям закупки.
  • Большое количество регламентов и формальных процедур. Попасть в список потенциальных поставщиков достаточно трудно: для этого необходимо профессионально оформить массу документации. Однако если ваша компания сумеет прорваться в этот список, приглашения в тендеры будут поступать автоматически. Помните, что для каждого последующего тендера необходимо проходить всю процедуру заново.

Подготовка документации для участия в тендере — целая наука. К квалификационной анкете с реквизитами компании потребуется приложить учредительные документы, справки, свидетельства, рекомендательные письма, подтвердить опыт компании, квалификацию сотрудников и т.п. Все это будет проверено службой безопасности заказчика.

Далее необходимо заполнить форму коммерческого предложения — это очень подробные унифицированные таблицы, содержание которых в процессе участия в тендере должно будет еще претерпеть существенные изменения по запросам тендерного комитета (справочная информация, новинки рынка и т.п.). На итоговом заседании тендерной комиссии рассматриваются так называемые тендерные таблицы участников аукциона с замечаниями, альтернативными предложениями и корректировками. Для претендента крайне важно как можно лучше наладить обратную связь с заказчиком на всех уровнях бюрократической лестницы, чтобы тендерные таблицы выглядели наилучшим образом.

  1. Коррумпированность. Нельзя сбрасывать со счетов этот фактор, но и не стоит придавать ему слишком большого значения. Если 10 лет назад «откаты» были обычной практикой, то с тех пор успели появиться и антикоррупционные соглашения, и этический кодекс поставщика, и т.п. Многочисленные тендеры, проведенные без «откатов», показывают, что коммерческие и государственные закупщики изменились в лучшую сторону и уже действительно склонны «болеть» за результат.
    Кроме того, стали очевидны слабые места электронных аукционов: предложенная участником-победителем чрезмерно выгодная цена чаще всего выливается для заказчиков в низкое качество товаров или услуг, затягивание сроков и другие неприятные последствия. Сегодня наученные горьким опытом организаторы конкурсов сужают круг потенциальных поставщиков методом ужесточения критериев отбора и условий поставки, а не только выгодным прайсом.
  2. Шансы на победу. Хотя государственные тендеры традиционно считаются более сложными, выигрыш в коммерческом аукционе не гарантирует получения заказа. Происходит это в том числе потому, что 80% обращений поступают от клиентов, которые заведомо не собираются заключать договор, а просто «мониторят» ситуацию на рынке. Это конкуренты, представители банков, сметчики, молодые компании, у которых ни на что нет денег.

Таким образом, хотя опыт в частных продажах и может быть полезен, при участии в тендерах (например, при ведении переговоров с представителями заказчика или оформлении официальных заявок на участие), его категорически недостаточно. Участвуя в тендере, компания ограничена в сроках и средствах воздействия на заказчика, особенно если речь идет о госзакупках. Кроме того, присутствие конкурентов более ярко выражено. Таким образом, выигранный тендер — более веская строка в портфолио компании, чем заказы, полученные методами прямых продаж. Например, сегодня большинство государственных заказчиков в критериях отбора поставщика предусматривают такое требование, как наличие ранее выполненных государственных заказов.

Отличительные особенности государственных тендеров

Хотя коммерческие и государственные тендеры проводятся по одним и тем же основным правилам, госорганизации связаны жесткими требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ). Прежде всего, организатор обязан извещать о проведении закупки в единой информационной системе. Также он несет административную ответственность при нарушении процедуры проведения тендера. К коммерческим тендерам требования проще, они не должны противоречить Гражданскому кодексу РФ и Федеральному закону № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (далее — Закон № 135-ФЗ).

Государственный тендер Коммерческий тендер

Нормативная база

№ 44-ФЗ, ГК РФ № 135-ФЗ, ГК РФ

Способы и порядок проведения закупок

Устанавливаются законом, не меняются Устанавливаются заказчиком

Свобода конкуренции

Можно предложить аналог требуемого товара Необходимо предложить требуемый товар

Требования к участникам

Жестко регламентированы Устанавливаются заказчиком

Принципы оценки заявок

Установлены законодательно Устанавливаются заказчиком

Виды закупок в электронной форме

Аукцион Устанавливаются заказчиком

Электронные площадки

Перечень утвержденных электронных площадок Любые электронные площадки на усмотрение заказчика
  • К государственным тендерам допускаются компании только с высокой репутацией. Необходимость в выплате налогов закладывается в предлагаемые цены, и поэтому пространство для маневра остается меньше. Отечественные компании, порой не закладывающие «налоговый» запас в цену, предоставляют коммерческому заказчику более привлекательные цены. В итоге тендеры, в которых участвуют только «белые» компании, имеют разброс в ценах 5%, а при участии «серых» он может составлять и все 50%.
  • Госзаказчиком разница в ценах тщательно анализируется для отчетности и планирования. Например, применение обычной лампы накаливания на объекте обойдется в 20 рублей, а энергосберегающей — в 300. В рамках крупного тендера «набегает» огромная разница в цене, в смысловую нагрузку которой коммерческий заказчик не всегда склонен вникать.
  • Небрежность подготовки тендерной документации в России. Расчет десятков предложений в неделю, когда тендеры идут один за одним, и имеют сжатые сроки, вынуждает добавлять коэффициент на непредвиденные расходы, что еще повышает цену. При участии в государственном тендере подобные вольности с цифрами недопустимы.

Критерии отбора подрядчиков, которыми пользуется большинство государственных компаний, просты и формальны:

  • Официальные документы о компании, которые проверяются службой безопасности заказчика.
  • Наличие опыта работы.
  • Наличие рекомендаций от заказчиков.
  • Наличие квалифицированных сотрудников и необходимых ресурсов.
  • Портфолио сходных проектов.
  • Отсутствие задолженностей.
  • Стабильное финансовое состояние.

Эти критерии позволяют отсеять фирмы-однодневки или мелкие компании. Следует иметь в виду, что коммерческие компании примерно в трети случаев подрядчика сменяют, не дожидаясь завершения работ на объекте. В половине случаев с подрядчиком, успешно сдавшим объект, не идут на сотрудничество повторно. Это проблема ответственного отношения к бизнесу обеих сторон, которая в случае госзаказа частично снимается.

Этапы участия в государственном тендере

Процедура участия в государственном тендере может быть описана следующим образом.

Регистрация на государственных электронных площадках: шаг 1

Государственные тендеры в настоящее время проводятся в электронном формате. Информацию о них, в том числе программу и перечень торгов, можно найти на официальном государственном портале Единой информационной системы в сфере закупок zakupki.gov.ru. Электронных торговых площадок, где ведутся госзакупки, относительно немного:

  • ЗАО «Сбербанк-АСТ» — sberbank-ast.ru. Дочерняя структура Сбербанка России, наиболее востребованная ЭТП.
  • ОАО «Единая электронная торговая площадка» — etp.roseltorg.ru. Другое название — «Росэлторг». Изначально была создана для московских госзаказчиков, далее расширилась.
  • ГУП «Агентство по государственному заказу РТ» — etp.zakazrf.ru. Старейшая ЭТП по обслуживанию госзакупок. Начинала свою работу, ориентируясь на государственные тендеры Республики Татарстан. Крупнейшими заказчиками являются правительство Татарстана и ГК «Ростехнологии».
  • ЗАО «ММВБ Госзакупки» — etp-micex.ru. Является дочерней компанией ММВБ.
  • ООО «РТС-тендер» — rts-tender.ru.

Выбираем тип тендера: шаг 2

Тендер может быть открытым, в котором принимаются к участию все желающие, или закрытым, в котором участвуют специально приглашенные компании. Публичность является преимуществом при проведении крупных и сложных закупок, при выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. Здесь конкуренция выше, борьба острее, суммы контрактов солиднее. Закрытый тендер — лучшая процедура для закупок небольшими партиями.

Оценка условий участия в тендере: шаг 3

Допустим, ваши специалисты отобрали некое количество тендеров, и теперь необходимо понять, сможет ли ваша компания принять в них участие. Для этого нужно оценить следующую совокупность данных:

  • Отзывы о заказчике в экспертном сообществе и СМИ.
  • Бриф (техническое задание). В нем содержится описание компании-организатора, указываются задачи тендера, детально описывается конечный результат от сотрудничества с победителем, излагаются требования к участникам, критерии выбора победителя и сроки проведения торгов.
  • Описание предмета закупки.
  • Требования к участникам, например, наличие сертификатов ISO, допусков СРО, полисов страхования ответственности.
  • Критерии отбора (цена, время проекта, наличие или отсутствие субподрядчиков).
  • Требование к обеспечению заявки и контракта.

Если заказчик внушает доверие, бриф понятен, предмет закупки соответствует тому, что ваша компания может предложить, а сама ваша компания удовлетворяет требованиям к участникам и критериям отбора, можно заняться подготовкой документов на участие.

Подготовка документов и подача заявки на участие в тендере: шаг 4

Согласно общим правилам для участия в тендере необходимо предоставить документацию в соответствии с запросами заказчика. В минимальный пакет документов входят:

  • Заявка на участие в тендере (заверяется подписью руководителя компании и печатью).
  • Свежая выписка из ЕГРЮЛ (не более чем двухнедельной давности).
  • Устав и все остальные учредительные документы (копии, заверенные нотариусом).
  • Свидетельство о госрегистрации юридического лица, тоже нотариально заверенное.
  • Приказы или протоколы, назначающие ответственных лиц.
  • Копии лицензий, патентов (в случае если сфера деятельности лицензируется).
  • Свидетельство ИНН, нотариально заверенное.
  • Заявление, в котором указывается опыт работы подрядчика.
  • Справка из налоговой службы об отсутствии задолженности по обязательным платежам.
  • Копии балансов за последние три отчетных периода (с отметками налоговой службы).
  • Отчеты о прибылях и убытках с отметками налоговой службы, также за последние три отчетных периода.
  • Банковская гарантия (или подтверждение факта перевода средств в качестве обеспечения заявки).
  • Опись документов.

Требования заказчика могут включать в себя оформление и предоставление других документов. Если в них будут найдены недочеты, заказчик единолично решает, принять заявку или отклонить ее. Участнику следует ответственно отнестись к оформлению тендерной документации, поскольку от этого будет зависеть, пройдет ли он во второй этап тендера, чтобы презентовать свои услуги подробно. Часто на этом этапе приходится обращаться за помощью к квалифицированным специалистам.

Кстати!

Участник государственной закупки не может быть офшорной компанией и не должен входить в Реестр недобросовестных поставщиков, в противном случае его не допустят к участию. В коммерческих тендерах такие требования выдвигаются далеко не всегда.

Презентация: шаг 5

Те компании, чьи заявки признаны заслуживающими внимания, приглашаются заказчиком на встречу, в ходе которой должны провести презентацию своих услуг (речь идет о двухэтапных конкурсах, когда объектом тендера является, например, технически сложная задача или дорогостоящая продукция).

Этап презентации крайне важен: требуется выгодно преподнести материал и максимально заинтересовать заказчика. Для этого следует позаботиться о наглядности, наличии графической и видеоинформации, показать работу своей компании в сравнении с другими. Полезно приложить список крупных заказчиков и клиентов вашей компании и их отзывы. Презентация не должна быть «сухой»: следует понимать, что это рекламный продукт, и он должен воздействовать на заказчика, в том числе на эмоциональном уровне.

Подведение итогов: шаг 6

После того как все финалисты тендера презентуют свои услуги, ответственными руководителями заказчика коллегиально принимается решение о выборе того или иного поставщика. Обычно для этого формируется рейтинговая таблица, в которой с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется конечный бал каждого участника тендера. Результаты открытого тендера публикуются в СМИ, закрытого — рассылаются участникам персонально. При любом исходе следует поблагодарить заказчика за уделенное время и постараться сохранить у него благоприятное впечатление о вашей компании — возможно, он включит вас в список потенциальных поставщиков, и впоследствии у вас будет шанс выиграть какой-либо из его тендеров.

Особенности процедуры участия в коммерческих тендерах

Процедура участия в коммерческом тендере отличается выбором из 6000 электронных площадок, каждая из которых имеет свою специфику и свои поисковые возможности. Наиболее известны такие площадки, как B2B, РЖД, ОТС, Фабрикант АКД. В большинстве случаев для аккредитации на электронной площадке участника требуются денежные взносы, которые могут взиматься в виде абонентской или единовременной платы (например, в виде процента от совершенной сделки). Некоторые площадки предоставляют свои услуги бесплатно одной из сторон — заказчикам либо подрядчикам. Для того чтобы выбрать наиболее эффективные площадки, можно воспользоваться специальными программными средствами — системами мониторинга тендеров. Они бывают платными и бесплатными. На какой площадке найдется большее количество тендеров в вашей сфере, там и имеет смысл зарегистрироваться в первую очередь.

В случае коммерческого тендера более четко обозначен выбор между тендерами цены и тендерами решения. В первом случае претенденты заполняют составленную заказчиком таблицу (приводя в ней сведения о поставляемом товаре, работах или услугах), где могут быть обозначены, например, маркировка, модели и количество поставляемого товара, остается только указать его стоимость, а также стоимость монтажных работ. Это предельно простой и понятный вид тендера, где все находятся примерно в равных условиях, и выиграть такой тендер — означает просто получить заказ. В тендерах второго типа конкурсная документация не содержит точной спецификации, претенденты получают только техзадание, и каждый предлагает свое решение задачи. Заказчиком будут оцениваться не только стоимость, но и качество технического решения. Здесь есть шанс проявить себя. Выиграв такой тендер, можно заявить о себе не просто как о компании, предоставляющей низкие цены, — это позиционирование своего бизнеса как современного и прогрессивного.

Широко распространено мнение, что для победы в тендерах требуются связи. Однако определяющими критериями победы в тендере сейчас все-таки являются цена контракта, качество услуг, ранее полученный опыт и квалификация специалистов. Если уделить должное внимание подготовке к участию в конкурсе или аукционе, шансы победить существенно повысятся. Важнейшим условием участия в тендере, а также последующего подписания контракта является предоставление финансового обеспечения, которое может быть оформлено либо в виде денежного залога, либо как банковская гарантия.

Куда обратиться за содействием в получении банковской гарантии?

Помочь в освещении данного вопроса мы попросили Андрея Тюрина — эксперта крупной консалтинговой компании КСК групп:

«Еще несколько лет назад предоставление банковской гарантии могло быть лишь пожеланием организатора государственного аукциона/конкурса в адрес участников, но с момента вступления в силу Федерального закона № 44-ФЗ для участия в госзакупках банковская гарантия стала необходима законодательно. В последнее время и в крупных коммерческих тендерах заказчики все чаще требуют банковские гарантии в качестве финансового обеспечения.

Однако условия получения гарантий у различных банков существенно отличаются, поэтому для выбора наиболее подходящего варианта требуется детальное сравнение предлагаемых банковских продуктов. В том числе за таким анализом в нашу компанию обращаются представители крупного и среднего бизнеса. Уникальность работы экспертов КСК групп заключается в том, что мы подходим к задаче комплексно, не ограничиваясь консультированием, и помогаем находить работающие, экономически и юридически обоснованные решения, взаимодействуя с банками на уровне руководства.

Обращаясь в КСК групп, клиент получает квалифицированную помощь в рамках оформления банковской гарантии с учетом специфики его бизнеса. Это и содействие в обеспечении лучших условий, и полноценное сопровождение клиента до момента решения поставленной им задачи.

За почти четверть века успешной работы КСК групп стала надежным партнером значительного количества авторитетных банков, поэтому мы имеем возможность адресно отправлять заявку в кредитную организацию, наиболее соответствующую конкретной задаче. И поскольку наши эксперты взаимодействуют в банках с лицами, принимающими решения или способными повлиять на конечное решение, получение банковской гарантии занимает минимум времени, а условия ее предоставления оказываются максимально комфортными для клиентов».

P. S. Полную информацию об услугах и кейсах КСК групп можно найти на сайте компании. Там же можно оставить заявку на бесплатную первичную консультацию. Менеджеры компании пояснят все интересующие клиента моменты и сориентируют по срокам и стоимости услуг.