Как сделать трудовую книжку

При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.

При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.

Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?

Полагаю, что только получив, письменное заявление.

Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.

Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Как получить новую легально

Обычно необходимость получить документ возникает при устройстве на работу: отсутствие работы и работодателей подразумевает отсутствие книжки.

В соответствии с Постановлением 225 ТК РФ первая трудовая книжка должна быть выдана самим работодателем, при этом приобретается она за счет средств компании. Для ее заполнения сотрудник обязан предоставить в отдел кадров:

  1. Паспорт.
  2. Документ о полученном образовании: диплом, справку, зачетную книжку. Последние два документа необходимы, если образование еще не окончено.
  3. Дополнительные документы. Это может быть военный билет, диплом ВУЗа, если при поступлении на работы его не было, или справки с прошлых мест работы, если сотрудник оформляет дубликат взамен утерянного.

Сегодня трудовая книжка представляет собой документ, выполненный в виде небольшого (размером примерно с четверть альбомного листа) сшитого трудового «дневника». В нем отмечают:

  1. Данные гражданина: ФИО, дату рождения, образование, профессию (специальность), дату заполнения.
  2. Информацию обо всех местах работы: наименование организации, должность, дату принятия на работу, номер приказа.
  3. Информацию об увольнении: дату увольнения, причину, подпись гражданина о том, что он ознакомлен с этой информацией.

Заполнением книжки занимается сам работодатель, точнее, назначенное его приказом лицо (обычно отдел кадров). Этот же сотрудник отвечает за хранение, ведение, учет и выдачу документов.

Сотруднику, устраивающемуся на первую работу, вообще не приходится ни о чем волноваться: работодатель должен сделать все сам. Работнику даже не нужно писать заявление на выдачу книжки, так как она первая и выдается в соответствии с законом.

Если же документ был утерян, сотрудник должен обратиться на место последней работы и написать заявление на выдачу дубликата. Это необходимо для контроля за использованием бланков в фирме.

Где можно купить чистый бланк

Необходимость приобрести чистую трудовую книжку обычно возникает у гражданина крайне редко. В основном ее приобретением занимается отдел кадров: он приобретает пустые бланки в канцелярском магазине и следит за их «расходом».

Но случается, что работодатель, по какой-либо причине отказывается тратить деньги на пустые трудовые. Вынуждает сотрудника купить ее самостоятельно. Ее можно приобрести в канцелярском магазине — такие бланки являются полностью легальными.

Трудностью может стать ее поиск: большинство производителей этого документа предпочитают сотрудничать с компаниями и продавать большими партиями. Второй сложностью является приобретение бланка установленного образца: в магазинах могут продаваться устаревшие варианты. При покупке необходимо проверить наличие водяных знаков и других средств защиты от подделки.

Можно ли обжаловать отказ в выдаче

Отказ работодателя выдать первую трудовую или ее дубликат при утере является нарушением Трудового Кодекса. В этом случае сотрудник может купить чистый документ и принести его работодателю, если не хочет скандала. Но также он вправе написать заявление в прокуратуру в связи с отказом выдать ему документ. Если после проверки выяснится, что работодатель виновен, он будет оштрафован, также возможно приостановление деятельности на три месяца.

Трудовая книжка является документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже владельца. Ее приобретением, заполнением и хранением обязан заниматься работодатель вне зависимости от того, является ли документ первым у сотрудника или дубликатом. Но также гражданин может легко купить незаполненную книжку в канцелярских магазинах.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника. Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных. Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.

Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству. Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника. Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

Подробно как правильно заверить трудовую книжку для банка читайте по ссылке https://otdelkadrov.online/4915-pravila-obrazets-zavereniya-trudovoi-knizhki-dlya-banka-polucheniya-subsidii-nachisleniya-pensionnyh-vyplat

Приобретение трудовой книжки

Некоторая информация Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

Работодатель также должен:

  • вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
  • хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
  • выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.

Как заполняется трудовая книжка

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

  1. паспорта нового работника либо ксерокопии;
  2. документа об образовании;
  3. приказа о приеме на работу.

Сколько трудовых книжек можно иметь узнайте .

Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

  • ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
  • дата рождения;
  • образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

  • проверки внесенных данных;
  • постановки личной подписи.

О том, нужна ли трудовая книжка для оформления пенсии читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/5037-pravila-neobhodimye-dokumenty-pri-vydachi-trudovoi-knizhki-dlya-oformleniya-pensii

Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

  1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
  2. записать выше новые сведения;
  3. рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
  4. заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

Важно: категорически недопустимы зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях (награждениях) сотрудника.

После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

  1. порядковый номер записи;
  2. дату приема;
  3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
  4. наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.

Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.