Заполнение журнала кассира операциониста

Как заполнять журнал кассира-операциониста (образец)

В соответствии с новым порядком с 01.02.17 регистрация кассовых аппаратов старого образца прекращена, а с 01.07.17 должно быть прекращено и их использование в расчетах, за некоторыми исключениями, касающимися вмененщиков; ИП, применяющих патентную систему; лиц, оказывающих услуги с оформлением БСО, которые должны будут начать работать по новым правилам с 01.07.18. Вместо старых касс в расчетах должны использоваться так называемые онлайн-кассы, которые будут передавать сведения о расчетах с покупателями через интернет.

С учетом данных изменений заполнение журнала по правилам, определенным Госкомстатом (132-е Постановление от 25.12.1998), перестает быть обязательным. Вместе с тем эти правила и формы, которые содержат, в том числе, инструкции по заполнению журнала, компании и предприниматели вправе использовать по своему усмотрению.

Помимо упомянутого постановления Госкомстата, правила ведения такого журнала (книги) содержатся в Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином 30.08.1993 под № 104. Одним из приложений к Типовым правилам утверждена книга кассира-операциониста. Эта форма не применяется, так как взамен нее была введена форма журнала, утвержденная Госкомстатом. Информация, которая отражалась в книге, несколько отличается от сведений, которые заполняются в госкомстатовской форме.

Согласно Типовым правилам книга должна быть заведена на каждую ККМ (п. 3.4). Ее следует пронумеровать, прошнуровать и поставить подписи руководителя, главбуха и налогового инспектора. При этом допускается ведение общей для всех ККМ книги (п. 3.6).

Записи в журнал должны вноситься в порядке хронологии. Все исправления должны заверяться подписями руководителя, уполномоченного им лица, кассира и главбуха.

В журнал заносятся записи:

  • о суммах выручки за день (смену);
  • о суммах сданных денежных средств;
  • о суммах возвратов покупателям;
  • показания счетчиков (контрольного и суммирующих).

Записи в журнал делаются на основании снятых по окончании смены (дня) Z-отчетов. Согласно Типовым правилам кассиры должны формировать такой отчет по окончании каждой смены, но не позднее 24 часов с начала работы на кассовом аппарате. В случае невыполнения этого требования работа на кассовом аппарате блокируется. Все данные по Z-отчетам должны отражаться в журнале кассира даже в том случае, когда по кассе не было проведено ни одной операции и сформирован нулевой Z-отчет.

Суммы поступивших оплат, внесенные наличными денежными средствами и по банковским картам, отражаются при этом по разным секциям и вносятся в журнал в разные графы. В унифицированной форме сумма наличных отражается в графе 11, а оплата по картам – в графах 12 и 13. Если оплата производилась в безналичной форме, то кассовый аппарат не применяется, а поступившие денежные средства в журнале, соответственно, не учитываются.

образец заполнения журнала кассира-операциониста

Правила заполнения журнала кассира-операциониста

На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный — присвоенный при регистрации у налоговиков — номер).

В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.

Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо — кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Ознакомьтесь с полным функционалом программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Заполнение внутренних страниц бланка:

1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;

2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;

3 – ФИО ответственного кассира;

4 — номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;

5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;

6 – показания общей суммы — всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы — на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;

7, 8 – подписи кассира и администратора;

9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;

10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;

11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;

12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;

13 – размер безналичных платежей, если они были;

14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;

15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;

16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;

17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;

18 – подпись руководителя (старшего кассира);

Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.

Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.

Полный список актуальных бланков документов на 2019 год>>>

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4).

02-11-2010
Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

  • 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
  • 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
  • 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
  • 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.
    Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Итак, Вы закончили смену и сняли Z-отчет.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)
Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)
Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.
Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).
Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.
Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.
Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп.
Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:
Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.
Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.
Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.
Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.
ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.
Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:


19.11.2010:кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было.

  • В Графе 1 пишем «20.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: ФИО кассира
  • В Графе 4: «0002»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «1-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (Z-отчет № 0001 снимается при регистрации в налоговой инспекции на сумму 1-11).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «13551-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «13550-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    13551,11 – 1,11 = 13550,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «13550-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 13550,00 — 0,00 — 0,00 = 13550,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «13550-00»
    Т.к. не было оплат по картам, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 = 13550,00
  • В Графе 15 “ — “
    (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «23.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0003»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «13551-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 20.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «13751-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «200-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    13751,11 — 13551,11 = 200,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «200-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 200,00 — 0,00 — 0,00 = 200,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «200-00»
    Т.к. не было оплат по картам, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 = 200,00
  • В Графе 15 “ — “
    (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.

Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «24.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0004»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «13751-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 23.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «34267-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «20516-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    34267,11 — 13751,11 = 20516,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «15362-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям, но были возвраты денег покупателям, то
    Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 20516,00 — 0,00 – 5154,00 = 15362,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «15362-00»
    Т.к. не было оплат по картам, но были выплаты покупателям, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 20516,00 – 5154,00 = 15362,00
  • В Графе 15 “ 5154-00 “
    (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «25.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0005»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «34267-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 24.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «37267-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «3000-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    37267,11 — 34267,11 = 3000,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «2500-00»
    Т.к. не была оплата по кредитной карте, но возвратов покупателям не было, то
    Графа 11 = Графа 10 – Графа 15 –Графа 13 = 3000,00 – 0,00 – 500,00 =2500,00
  • В Графе 12 “ 1 “
    (Количество оплат по картам)
  • В Графе 13 “ 500,00 “
    (Сумма оплат по картам)
  • В Графе 14: «3000-00»
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 3000,00 – 0,00 = 3000,00
  • В Графе 15 “ — “
    (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО). Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.