Вкладыш для трудовой книжки

Условия выдачи вкладыша

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Оформление вкладыша

Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.

Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.

Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.

О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

  • ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
  • число, месяц и год рождения;
  • полученное образование и специальность;
  • день, месяц и год заполнения;
  • подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.

Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника.

Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Нумерация

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Типичные ошибки

Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

  • оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
  • использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
  • отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и инструкция по оформлению и ведению этих трудовых документов, а также образец заполнения вкладышей.

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.

Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее. Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.

Что такое Вкладыш в Трудовую книжку

Любое официальное трудоустройство в России сопровождается записью в трудовой книжке. Но в ней всего 46 страниц, и если человек часто меняет работу, свободное место может закончиться задолго до завершения карьеры и трудовой деятельности. Решить проблему поможет вкладыш — новые страницы, которые вшиваются в главный документ.

Использовать дополнительный бланк следует только тогда, когда свободные строки закончились. Форма утверждена постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 года №69 и менять её категорически запрещается. Новые листы будут содержать ту же информацию, что и основной документ. Для заполнения применяются аналогичные правила и рекомендации.

Применяется сквозная запись: часть информации может быть в последних строках старого документа (например, наименование работодателя), а вторая половина — на дополнительных листах (должность работника и приказ о его назначении на должность).

Неподшитый и незарегистрированный вкладыш не имеет никакой силы и считается недействительным.

Вкладыш — это приложение к трудовой книжке и без неё он не имеет никакой силы

Как правильно оформить выдачу Вкладыша

Рассмотрим образец оформления вкладыша в трудовую книжку. Недостаточно купить чистую форму, сделать в ней запись и вшить в основной документ. Распечатывать тоже бланк нельзя: их печатают на предприятиях Госзнака, добавляют несколько степеней защиты и уникальные номера. Чтобы процедура была оформлена правильно, необходимо соблюсти ряд обязательных формальностей.

Как оформить выдачу вкладыша:

  1. Работодатель покупает бланк (форма строго соответствует постановлению Минтруда). Делает отметку о выдаче в приходно-расходной книге и в книге учёта движения ТК.
  2. Заполняет документ, используя принцип сквозной записи (порядковые номера записей продолжаются, а не начинаются заново).
  3. Вшивает бланк в конец или в середину основного документа.
  4. Ставит штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (в правом верхнем углу первой страницы).

Образец заполнения вкладыша представлен на изображениях и в одном из следующих разделов. Это довольно простая процедура, главное в которой — использовать правильный бланк и внимательно заполнять все строчки.

Как вшить бланк в Трудовую книжку

Вкладыш не имеет законной силы отдельно от ТК, поэтому самый надёжный способ скрепить новые листы со старыми — вшить чистые листы в основной документ. Строгих рекомендаций относительно этой процедуры нет: бланк пришивают обычными нитками так же, как сшивают любые другие документы.

Допускается вшить документ как в конец, так и в середину основного документа — это более удобно. Если форм несколько (а их количество никак не ограничено законом), их последовательно вшивают одну за другой.

Оформление записей во вкладыше трудовой книжке не отличается от стандартов основного документа

Как сделать первую запись во Вкладыше в Трудовую книжку

Разберём подробнее, какой должна быть первая запись во вкладыше. На титульном листе работодатель указывает:

  • фамилию, имя и отчество сотрудника;
  • дату рождения;
  • образование и специальность (как в документе об образовании, никаких корректировок);
  • дату заполнения.

Владелец и работник отдела кадров ставят подписи в нижней части титульного листа. Если организация использует печать, нужно скрепить ею данные на странице. Информация о заключении трудового договора, переводе на новую должность и прочие сведения записываются по тем же правилам, что и в основном документе. Данные второй и всех последующих записей не отличаются от стандартов заполнения.

Типичные ошибки:

  1. Оформление новой ТК вместо вкладыша — категорически запрещается, документ нужно продолжить с помощью дополнительного бланка.
  2. Нет штампа о выдаче вкладыша — без него даже подшитый бланк будет считаться недействительным.
  3. Используется новая нумерация — порядковые номера должны продолжаться, а не начинаться заново.
  4. Профессия записывается в соответствии с занимаемой должностью — необходимо указывать, как в документе об образовании.

Мы рассмотрели, как заполнить вкладыш в трудовую книжку и для чего он необходим. Если свободные страницы в основном документе закончились, начинать новую нельзя — нужно вшить в неё чистые листы. Бланк обязательно должен иметь государственные серию и номер, поэтому распечатать его из интернета нельзя — только купить. Представленный образец записи поможет быстрее и правильнее оформлять вкладыши.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:

  • специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
  • далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
  • регистрирует его в специализированной книге организации;
  • ставит на бланк соответствующий штамп;
  • заполняет его;
  • заполняет титульный лист вкладыша;
  • ставит нужную запись под нужной нумерацией.

На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем именно подшивать?

Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.

Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:

Что делать если нет штампа?

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.

Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп.

Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатель не оговорил возможности использования вместо бланка новой трудовой. Но если внимательно изучить некоторые статьи законодательства в сфере трудового права, можно прийти к ряду ответов.

Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее ). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.

Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто. Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — ) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

Дело в том, что именно вы должны проверить за сотрудником отдела кадров правильность заполнения вашей трудовой не допустить наличие ошибок в таком важном документе.

Внимательность и аккуратность – лучшие союзники работников отдела кадров не только в этой ситуации, но и в принципе в их работе.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Скачать форму вкладыша

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.